Dr. Bettina Dilcher

Management Consultants Network

Ihre Experten für
Prozesse, Arbeitszeit und leistungsorientierte Vergütung

Angebot «TVöD-Umsetzung §18»

Ausgangslage und Zielsetzung

Ein(e) Kommune / Verwaltung / Eigenbetrieb steht vor der Einführung eines variablen leistungsbasierten Entgeltanteils nach § 18 des TVöD.

Das Vorgehen sollte wohl überlegt werden, zumal bei knappen Ressourcen darauf geachtet werden muss, dass ein solcher Prozess einerseits bezahlbar bleibt, aber andererseits auch mit der nötigen Akzeptanz durch Führungskräfte und Mitarbeiter einhergeht. Wie also lässt sich ein solcher Prozess so gestalten, dass diese beiden Mindestanforderungen erfüllt werden und darüber hinaus ein nachhaltiges Leistungsbewertungsverfahren entwickelt und umgesetzt wird, das dazu beiträgt, die Leistungsfähigkeit der Kommune als Öffentlicher Dienstleister zu steigern?

Unsere Empfehlung zum konkreten Vorgehen

Wir schlagen deshalb folgende Vorgehensweise vor:

  1. Vorgespräch mit der TOP-Entscheider-Ebene
    Ziel: erste Klärung der Voraussetzungen und Zielsetzungen auf dieser Entscheidungsebene, Benennung der Arbeitsgruppenmitglieder der Arbeitsgruppe LOB auf Arbeitgeberseite.
  2. Orientierungsworkshop mit den Top-Entscheidern, Führungskräften mit Multiplikatorenfunktion, Vertretern des Personalrates und der Arbeitsgruppe LOB
    Ziel: Systementscheidung, Projektplanung, Kommunikationskonzept zur frühzeitigen Mitarbeiterinformation und Rahmensetzung zur Führungskräfteentwicklung im Kontext von LOB.
  3. Begleitung der Arbeitsgruppe LOB
    Ziel: Entwicklung — je nach Systementscheidung — eines Bewertungs- und/oder Zielvereinbarungsverfahrens (Prozessbeschreibung zur Einführung von Mitarbeitergesprächen, Entwicklung eines Standardprozesses zur Zielvereinbarung/ sys. Leistungsbewertung, tech. admin. Umsetzung) einschließlich der Entwicklung eines Verfahrens zur Prämienvergabe und deren Berechnung.
  4. Mentoren-Training
    Ziel: Einführung des Mentoring-Konzepts; dazu gehört die Einführung des Systems, Prozessbeschreibung und -klärung; evtl. Nachsteuerung der Prozessschritte zur Zielvereinbarung und/oder sys. Leistungsbewertung, Klärung der Verantwortlichkeiten für die Schulung und Betreuung der Führungskräfte während der Durchführung des Verfahrens.
  5. Führungskräfte-Training
    Ziel: alle beteiligten Führungskräfte werden befähigt, Ziele zu formulieren, Zielvereinbarungen zu verhandeln und abzuschliessen, Leistungen professionell zu bewerten und das System in ihrer Rolle glaubwürdig zu vertreten.
  6. Mitarbeiterinformation
    Ziel: Mitarbeiter werden in Informationsforen über das System und die sich daraus ergebenden Konsequenzen umfassend informiert.
  7. Begleitung des Testlaufs und Evaluation
    Ziel: evtl. Nachsteuerung der Methoden, der Instrumente, des Verfahrensablaufs, sowie die Entwicklung einer abschließenden Dienstvereinbarung als Verhandlungsgrundlage.

 

Unser Angebot

Modul 1

Vorgespräch Hier geht es darum, erste Rahmen- und Zielsetzungen für das Vorgehen und die inhaltliche Ausrichtung zu entwickeln und ggf. die Größe und Besetzung der Arbeitsgruppe LOB festzulegen.

Modul 2

Orientierungsworkshop Erfahrungsgemäß bedarf es zur Vorbereitung und Umsetzung eines Leistungsbewertungs- und/oder Zielvereinbarungssystems sehr genauer Vorgaben durch die oberste Entscheidungsebene. Dies setzt voraus, dass hier ein gleicher und fundierter Informationsstand geschaffen wird, um eine den spezifischen Bedingungen der Stadtverwaltung gemäße Systementscheidung treffen zu können.

In einem solchen Workshop sollte es um die Bearbeitung der folgenden Fragestellungen gehen:

  1. Was ist auf der strategischen Ebene zu tun, damit die Stadtverwaltung ihrem Anspruch, ein modernes und bürgerorientiertes Dienstleistungsunternehmen zu sein, nicht nur weiterhin gerecht wird, sondern in der Lage ist, mögliche Optimierungspotenziale zu heben?
  2. Wie lassen sich daraus Oberziele oder Schwerpunkte für die jährliche Arbeitsplanung entwickeln, die dann den Bereichen und im Weiteren den Teams zur Operationalisierung überlassen werden?
  3. Welche Voraussetzungen gibt es schon bzw. welche müssen erst noch geschaffen werden, um einen solchen Prozess in Gang zu setzen?
  4. Sollte gleich mit der Einführung eines Zielvereinbarungssystems gestartet oder soll ein solches Verfahren mit dem einfacher zu erarbeitenden — aber bzgl. seiner Nachhaltigkeit eher eingeschränktem System — der systematischen Leistungsbewertung kombiniert werden?
  5. Welche Führungskräfte sind im Umsetzungsprozess als Multiplikatoren einzusetzen bzw. können den Gesamtprozess nachhaltig — z.B. auch später als Mentoren (=internes Coaching) — für andere Führungskräfte mitgestalten und tragen?
  6. Wie können die verantwortlichen — d.h. die Mitarbeitergespräche führenden — Führungskräfte so früh wie möglich informiert und in die Gestaltung des Verfahrens mit eingebunden und geschult werden?
  7. Wie lässt sich der Einführungsprozess von Beginn an — das heißt, auf allen Ebenen und für alle Mitarbeiter, — nachhaltig und Akzeptanz fördernd kommunizieren und welche Wege stehen dafür zur Verfügung?
  8. Welche Voraussetzungen müssen vorhanden sein bzw. geschaffen werden, um einen variablen Entgeltanteil, bezogen auf die technischen Voraussetzungen und die Prozesse im Personalwesen stabil einführen zu können?

Zur Bearbeitung dieser Fragestellungen werden Arbeitsmaterialien und konkrete Praxisbeispiele sowie technische Arbeitshilfen zur Verfügung gestellt (Formulare, Muster für Rahmendienstvereinbarungen, Vorschläge zur Umsetzung einer Intranet- gestützten interaktiven Mitarbeiterinformation).

Ergebnis des Workshops sollte sein:

  • es gibt einen klaren Arbeitsauftrag für die Arbeitsgruppe LOB,
  • es wurde eine Systementscheidung getroffen,
  • es besteht eine Rahmensetzung für ein Kommunikationskonzept,
  • es gibt eine Ausrichtung für die Führungskräfteschulung,
  • es wurde eine Projektplanung, bezogen auf die wesentlichen Meilensteine abgesteckt.

Der Workshop wird ausführlich dokumentiert (kein Fotoprotokoll!) und in Abstimmung mit der Arbeitsgruppe LOB in eine konkrete Projektplanung (hierfür steht ein entsprechendes Tool zur Verfügung) überführt.

Modul 3

Begleitung der Arbeitsgruppe LOB

Je nach Systementscheidung werden Arbeitshilfen (Zielkarten; Berechnungstools zur Ermittlung der Prämienhöhen, Formulare etc.) von Dr. Bettina Dilcher Management Consultants Network zur Verfügung gestellt, dabei achten wir darauf, dass das Verfahren leicht zu verstehen und anzuwenden ist. Außerdem muss das Verfahren einfach und rechtssicher zu administrieren sein. Anzumerken ist an dieser Stelle, dass der Beratungsaufwand für dieses Modul in hohem Maße von der Eigenarbeit der Arbeitsgruppe LOB abhängig ist.

Zusätzliches Angebot (optional)

Sofern möglich und erforderlich bieten wir die Aufbereitung der Informationen zum Prozess und zu den Inhalten für die Mitarbeiter als interaktive Intranet-Lösung an. Außerdem können alle notwendigen Arbeitshilfen (Berechnungstools der Prämien, Formulare und Dokumentationen) als Online-Version zur Verfügung gestellt werden.

Modul 4

Mentorentraining

In diesem Training

  • lernen die Mentoren das Leistungsbewertungs- und Zielvereinbarungsverfahren genauer kennen,
  • entwickeln sie gemeinsame Standards für die Begleitung und Beratung der Führungskräfte,
  • werden sie vertieft in die Methodik des Führens von Mitarbeitergesprächen im Kontext der Themen Zielvereinbarung und/oder der systematischen Leistungsbewertung (Kombi-Modell) eingeführt (Theorie und Praxis der Leistungsbewertung),
  • entwickeln sie Kompetenzen zur Beratung und Unterstützung von Führungskräften in schwierigen Situationen.

Es ist günstig, wenn es sich dabei um einen Personenkreis handelt, der bereits an einer Qualifizierung in den Bereichen Prozessbegleitung und Gesprächsführung teilgenommen hat.

Modul 5

Führungskräfte-Training

In diesem Training

  • lernen die Führungskräfte Sinn und Ablauf des vereinbarten Leistungsbewertungs- und Zielvereinbarungsverfahrens detailliert kennen,
  • lernen sie, Zielvereinbarungen als strategisches Führungsinstrumen zu nutzen,
  • lernen sie Ziele SMART zu formulieren,
  • bearbeiten sie eigene Befürchtungen vor Widerständen in der Mitarbeiterschaft,
  • trainieren sie die Zielvereinbarungs- und Zielbewertungsgespräche.

Modul 6

Mitarbeiterinformation

In Mitarbeiterforen (bis zu max. 100 Personen) werden detaillierte Informationen über das Leistungsbewertungssystem gegeben. In Untergruppen gibt es dazu zusätzliche Diskussionsrunden. Die Anregungen der Mitarbeiter werden aufgenommen und so weit wie möglich in das Leistungsbewertungssystem und -verfahren integriert.

Darüber hinaus sollte eine eigene Infoseite zum TVöD für das Intranet entwickelt werden, wo sich Mitarbeiter laufend über den Stand der Entwicklungen informieren können.

Modul 7

Begleitung des Testlaufs und Evaluation des Prozesses Die durch die Arbeitsgruppe LOB begleiteten Testläufe werden im Rahmen eines Workshops ausgewertet und danach eventuell notwendige Nachsteuerungen vorgenommen. Auf dieser Grundlage wird eine Entscheidungsgrundlage für die Entscheider-Ebene erarbeitet (Entwicklung einer abschließenden Dienstvereinbarung zum §18).